Technopolis otti Widisysin Wireless Event Manager –työkalun käyttöönsä keväällä 2008. Tarkoituksena oli selvittää, saadaanko tapahtumiin liittyvää, osin manuaalista kutsuprosessia automatisoitua tavalla, jonka asiakkaatkin hyväksyisivät. Vuoden lopussa tilanne ja johtopäätös oli selvä: tekstiviestinnästä tehtiin kutsuprosessin ainoa muistutustapa.

"Jatkuvasti muutaman kymmenen hengen tilaisuuksia järjestävänä organisaationa työajastamme merkittävä osa kului aiemmin osallistujien muistuttamiseen tulevista tapahtumista sähköpostitse", kertoo Technopoliksen markkinointiassistentti Heidi Aho. "Ilmoittautuneet kertoivat mahdollisesta perumisestaan vastaamalla sähköposteihin - jos kertoivat ollenkaan - ja ajantasaisten osallistujalistojen ylläpito oli työlästä." Wireless Event Manager-palvelun avulla tapahtuman järjestäjä saattoi valmistella tapahtuman muistutusviestinnän etukäteen ja ajastaa viestit lähtemään haluttuna ajankohtana kaikille puhelinnumeronsa ilmoittaneille. Ajantasainen vastaustilanne oli kaikkien vastaajien osalta kätevästi näkyvissä silloin, kun järjestäjä sitä ehti tarkastella. "Jatkotoimia oli siten helppo kohdentaa oikeisiin kontakteihin, ja turhat työvaiheet jäivät pois", toteaa Aho.

"Työmäärän vähentyminen oli meille selkeä hyöty WEM-palvelun käyttöönotosta. Halusimme kuitenkin varmistua, että myös asiakaskuntamme hyväksyi uuden viestintätavan", tähdentää Technopoliksen verkottumispalveluista vastaava johtaja Karita Huotari. Osallistujien tyytyväisyyttä tekstiviestintään mitattiinkin toukokuusta joulukuuhun 2008 tilaisuuden jälkeen täytettäviin palautelomakkeisiin lisätyllä kysymyksellä: "Mikäli annoit puhelinnumerosi ilmoittautumisen yhteydessä, koitko tapahtumaan liittyneet tekstiviestit hyödyllisiksi?". Kysymys esitettiin yli 300 Technopoliksen Business Breakfast –tilaisuuksiin osallistuneelle. "Lopputulos oli, että yli 80% vastanneista koki saamansa palvelun parantuneen tekstiviestinnästä johtuen", iloitsee Huotari.

Hyvien kokemusten rohkaisemana Technopolis teki koko Business Breakfast -kutsuprosessia koskevan päätöksen luopua sähköpostitse tehtävistä muistutuksista kokonaan. "Kaksisuuntainen tekstiviesti on nyt se muistutusviesti, jota asiakkaamme meiltä odottavat, ja jonka avulla he tietävät pystyvänsä vaivattomasti ilmoittamaan heille mahdollisesti sattuneesta esteestä." summaavat Aho ja Huotari.